Steuerliche Fallstricke: So dokumentieren Sie Bewirtungskosten korrekt und vermeiden 30 Prozent Verlust

Steuerliche Fallstricke: So dokumentieren Sie Bewirtungskosten korrekt und vermeiden 30 Prozent Verlust

Deutsche Unternehmen müssen bei der steuerlichen Absetzung von Bewirtungs- und Verpflegungskosten strenge Vorgaben beachten. Die Finanzbehörden verlangen lückenlose Aufzeichnungen – unabhängig von der Rechnungshöhe. Bei Nichteinhaltung droht der Verlust von bis zu 30 Prozent der absetzbaren Gesamtkosten.

Für geschäftliche Bewirtungen ist eine schriftliche Dokumentation Pflicht: Anlass, Ort, Datum, Teilnehmerkreis und Rahmen der Veranstaltung müssen festgehalten werden – selbst bei geringfügigen Ausgaben. Bei Rechnungen über 250 Euro sind zusätzliche Angaben erforderlich: die Steuernummer des Gastgebers, eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer sowie der Name des Kostenträgers.

Auch Rechnungen unter 250 Euro müssen den vollständigen Namen und die Adresse des Leistungsanbieters, das Rechnungsdatum, eine Beschreibung der Leistung, das Leistungsdatum und den Preis enthalten. Bei Geschäftsessen gelten leicht abweichende Regeln: Hier genügt für das Finanzamt ein selbst erstellter Vermerk über Anlass und Teilnehmer in Kombination mit dem Restaurantbeleg.

Elektronische Belege aus der Gastronomie müssen maschinell erstellt, fälschungssicher und ordnungsgemäß erfasst sein. Fällt das technische Sicherheitssystem (TSE) aus, bleiben Absetzungen dennoch möglich – vorausgesetzt, der Beleg weist deutlich auf die Störung hin. Die Gültigkeit eines Belegs ist gewährleistet, wenn er eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des Systems oder Angaben zum Sicherheitsmodul enthält.

Die jüngsten Anpassungen aus dem BMF-Schreiben vom November 2025 berühren die elektronische Rechnungsstellung bei Bewirtungskosten nicht. Zwar gilt seit Januar 2026 für geringwertige öffentliche Aufträge eine erweiterte E-Rechnungspflicht, doch zwischen digitalen und papierbasierten Belegen bestehen für steuerliche Absetzungen keine direkten Vergleichsmaßstäbe.

Nach deutschem Steuerrecht sind nur 70 Prozent der Bewirtungskosten abzugsfähig. Eine vollständige Dokumentation ist dabei unabhängig von der Höhe der Ausgaben zwingend vorgeschrieben. Fehlen die erforderlichen Nachweise, kann das Finanzamt die Absetzbarkeit verweigern.